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Informativa espositori e visitatori
(ai sensi dell’art. 13 del Regolamento (UE) 2016/679)
Spettabile Espositore/Visitatore
desideriamo informarLa, ai sensi del Regolamento Europeo (UE) n. 679/2016 (Regolamento generale sulla protezione dei dai personali - GDPR), in merito al trattamento dei suoi dati personali e ai diritti ad esso connessi.
Titolare di trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati per le finalità di seguito specificate è:
Koelnmesse srl a socio unico (“Koelnmesse”)
Viale Sarca 336/F
20126 Milano
e-mail: privacy@koelnmesse.it
Dati personali
Koelnmesse la informa che il suo nome, la sua data di nascita, indirizzo e città, indirizzo di posta elettronica e-mail, la società di appartenenza e altri suoi dati personali (di seguito “Dati”) forniti con la compilazione dei form proposti, negli spazi contrassegnati come obbligatori in occasione o in funzione di manifestazioni, mostre, eventi, convegni/congressi e/o workshop, sondaggi, premiazioni (gli "Eventi"), organizzati da Koelnmesse anche in collaborazione con terzi partners, sono soggetti a trattamento nel rispetto dei principi di liceità, equità, correttezza, proporzionalità, necessità, esattezza, completezza e sicurezza e degli altri obblighi di legge vigenti, come meglio segue.
La raccolta avviene tramite form on-line o moduli cartacei di pre-registrazione o di partecipazione compilati dall'interessato e/o acquisiti da parte di terzi operatori autorizzati per iscritto da Koelnmesse o raccolti tramite dispositivi mobili di tipo tablet, smartphone presenti nel luogo degli Eventi. Nel solo caso di partecipazione a Eventi che per motivi di sicurezza dei locali e/o dei beni ivi esposti al pubblico richiedano la creazione di un cartellino identificativo con fototessera, la foto dell'interessato può essere raccolta anche mediante sessione fotografica svolta da operatori autorizzati da parte di Koelnmesse, all'ingresso delle strutture dedicate all’evento. Possono essere richiesti anche dati facoltativi quali il titolo accademico, altri titoli di studio, la posizione professionale, numeri telefonici e di fax, indirizzi web, il cui inserimento è volontario e non necessario al fine della partecipazione agli Eventi.
Il trattamento dei Dati è affidato a dipendenti e collaboratori appositamente autorizzati da Koelnmesse nell’ambito delle funzioni e degli uffici preposti. I Dati potranno essere, inoltre, comunicati ad altre società del gruppo Koelnmesse ovvero terze che, in qualità di responsabili, in virtù di contratti stipulati allo scopo, supportano la Titolare del trattamento nella fornitura dei servizi sopra indicati.
Al fine di ottemperare alla richiesta da lei avanzata con la compilazione dei form dedicati ai propri partners commerciali, Koelnmesse potrà comunicare i Dati a tali soggetti terzi, che li tratteranno in qualità di distinti Titolari del trattamento.
Finalità di trattamento
Il trattamento avverrà con strumenti elettronici e cartacei e con logiche connesse alle seguenti finalità:
1. Adempimento di obblighi contrattuali e di legge derivanti dalla partecipazione/visita o connessi alla partecipazione/visita già contrattualizzata o potenziale dell'interessato agli Eventi organizzati da Koelnmesse anche in collaborazione con terzi partners. Comunicazione di informazioni precontrattuali (es. programmi, proposte, ecc.) connesse agli Eventi, su richiesta dell'interessato.
2. Pianificazione e gestione organizzativa degli Eventi, ad esempio gestione dell'emissione e pagamento del biglietto d'ingresso (compreso il controllo del buon fine del pagamento dello stesso effettuato tramite servizi di terzi operatori), emissione di accrediti e pass di ingresso, creazione e controllo di cartellini identificativi personali a fini di security. Programmazione ed erogazione di specifici servizi richiesti a Koelnmesse dall'interessato (ad esempio servizi di traduzioni, hostess), gestione dei contratti stipulati con terzi fornitori di beni e/o servizi utilizzati da Koelnmesse o dall'interessato durante gli Eventi; statistiche anonime.
3. Previa acquisizione di apposito consenso, invio di comunicazioni commerciali connesse alle manifestazioni fieristiche di suo interesse e su servizi e prodotti del medesimo Titolare, di altre società del gruppo Koelnmesse e di terzi (organizzatori, espositori, operatori coinvolti nelle manifestazioni fieristiche od operanti anche in altri settori) per loro autonomi trattamenti a fini di invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, compimento di ricerche di mercato o comunicazioni commerciali di loro prodotti e servizi attraverso le modalità automatizzate sopra indicate.
Base giuridica del trattamento e obbligatorietà o facoltatività del consenso dell'interessato
Il trattamento per le finalità sub 1 di cui al paragrafo precedente fonda la sua base giuridica nella necessità di Koelnmesse di adempiere agli obblighi assunti tramite il contratto stipulato con l'interessato (e di svolgere tutte le azioni funzionali alla corretta e completa esecuzione degli impegni assunti) e/o agli obblighi di legge ad esso connessi; pertanto tale trattamento non richiede alcun preventivo consenso dell'interessato, il quale è altresì libero di non conferire i propri dati a Koelnmesse che, tuttavia, in tal caso non potrà erogare la prestazione richiesta dall'interessato o ad esso riferibile.
Il trattamento per le finalità sub 2 fonda la sua base giuridica nel legittimo interesse di Koelnmesse di organizzare adeguatamente gli Eventi, pianificare e gestire tutte le attività organizzative ragionevolmente utili a permettere all'interessato di partecipare in modo efficiente ed efficace agli Eventi e di gestire i rapporti con i terzi fornitori di beni e servizi funzionali e/o connessi agli Eventi. Per tali finalità, quindi, Koelnmesse non necessita di ricevere dall'interessato un preventivo consenso. L'interessato è comunque libero di non conferire i dati, ma in tal caso non potrà partecipare all'Evento.
Nel solo caso di partecipazione agli Eventi che, per particolari scopi di sicurezza dei locali e/o dei beni ivi esposti al pubblico, richiedano la creazione e consegna di un cartellino identificativo con la fotografia dell'interessato, tale fotografia viene raccolta e trattata da Koelnmesse solo previo specifico consenso scritto dell'interessato, che costituisce la base giuridica del trattamento e che l'interessato può sempre negare. Il mancato consenso impedisce però all'interessato di poter partecipare all'Evento d' interesse.
Durante gli Eventi organizzati da Koelnmesse o dai suoi partners, potranno essere effettuate in loco, da parte di Koelnmesse e/o di fotografi e/o videomakers da essa autorizzati, generiche riprese e/o fotografie, per promuovere gli Eventi sui siti web ad essi relativi e sui profili social di Koelnmesse (es. twitter, facebook, whatsapp, youtube, vimeo, ecc.), su brochure, cataloghi e altro materiale promozionale cartaceo. Tali fotografie e video pubblicati riguardano Eventi che essendo attività fieristiche devono intendersi come manifestazioni di carattere pubblico e quindi sono dati per il cui trattamento non è richiesto il consenso esplicito del soggetto interessato. Inoltre, solo previo necessario specifico consenso scritto dell'interessato (che costituisce la base giuridica del trattamento), ottenuto preventivamente o in loco, le fotografie o riprese video (inclusa la voce) che ritraggono il viso dell'interessato possono essere pubblicate per finalità promozionali su materiali cartacei o canali elettronici/digitali di Koelnmesse destinati al pubblico (es. cataloghi, brochures, flyers, siti web, landing pages, blog, social network). In tale ultimo caso l'interessato può negare il consenso, rendendo così impossibile trattare i dati per tali specifiche finalità. Fornendo il consenso, l'interessato rinuncia a qualsiasi corrispettivo economico per l'utilizzo della propria immagine.
In qualità di interessato lei può chiedere, in seguito, in qualsiasi momento l'oscuramento del proprio viso ritratto nelle immagini trattate da Koelnmesse, ferma restando la liceità del trattamento operato da Koelnmesse o da terzi autorizzati fino alla data di revoca del consenso, tramite comunicazione all’indirizzo mail : privacy@koelnmesse.it e ferma l’eventuale diffusione non controllabile da Koelnmesse.
Per le finalità sub 1 e 2 i dati potranno essere comunicati da Koelnmesse a: fornitori del servizio di gestione e manutenzione dei sistemi informatici, dei siti web e delle banche dati di Koelnmesse, società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione degli Eventi (es. installazione di allestimenti e attrezzature, editori di cataloghi cartacei e on-line, logistica, security, vigilanza privata, pronto soccorso, hostess, ecc.), consulenti, che tratteranno i dati quali Responsabili Esterni.
I dati potranno inoltre essere comunicati da Koelnmesse a partner commerciali terzi con i quali Koelnmesse condivida l’attività di realizzazione e/o promozione degli Eventi, che tratteranno i dati in veste di titolari autonomi o co-titolari o responsabili esterni.
Trasferimento dei dati
I Dati potranno essere comunicati, con tale termine intendendosi il darne conoscenza (anche per eventuali
trattamenti) ad uno o più soggetti determinati nei limiti strettamente pertinenti agli adempimenti degli obblighi, ai compiti ed alle finalità di cui sopra:
- ad allestitori, società di assistenza e manutenzione, stampatori, società di elaborazione dati, imprese di rilevazione della performance della manifestazione, studi di consulenza amministrativa;
- a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi (es. forze di polizia, autorità giudiziaria, amministrazione finanziaria, guardia di finanza, uffici giudiziari, ecc.);
- agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione e/o materiale;
- a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private (studi di consulenza legale, amministrativa, contabile e fiscale, studi di consulenza del lavoro, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed uffici del Lavoro, ecc.) quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra indicate;
- istituti bancari e enti finanziari in genere per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei
contratti.
Inoltre, potranno venire a conoscenza dei dati personali:
- i nostri dipendenti e collaboratori nonché Responsabili esterni che forniscono a Koelnmesse servizi amministrativi, informatici, logistici e di consulenza, società affidatarie di servizi necessari per l’organizzazione e gestione degli Eventi (es. installazione di allestimenti e attrezzature, editori di cataloghi cartacei e on-line, logistica, security, vigilanza privata, pronto soccorso, hostess, ecc.), consulenti. Le società che effettuano il trattamento dei dati personali per conto del Titolare operano quali responsabili di tale trattamento, nel rispetto degli specifici obblighi stabiliti nei relativi contratti di servizio. Lei potrà ottenere una lista aggiornata dei nostri Responsabili del Trattamento, facendone richiesta via posta o via email al recapito sopra indicato.
Trasferimento all’estero di dati
Nel caso di Eventi che si svolgano extra-UE (in particolare USA, Repubblica Popolare Cinese, India), organizzati o partecipati da Koelnmesse, la comunicazione dei dati, come sopra effettuata da parte di Koelnmesse, può avere come terzi destinatari eventuali soggetti aventi sede in tali paesi. In tale caso, il trasferimento da parte di Koelnmesse verso l’importatore stesso avrà luogo soltanto a fronte di adeguate garanzie, costituite, in particolare, sulla base di clausole contrattuali standard che garantiscano un’adeguata protezione dei dati con le quali il terzo destinatario, per i trattamenti di propria competenza, si impegna nei confronti di Koelnmesse, per sé ed i propri dipendenti, al rispetto di obblighi privacy sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dalla normativa UE a carico di Koelnmesse.
Qualora non sia possibile adottare clausole del suddetto tenore, Koelnmesse applica una deroga al divieto di trasferimento dati extra-UE, costituita dal fatto che il trasferimento dei dati verso il Paese extra-UE i) è necessario all’esecuzione di un contratto concluso tra l’interessato e il co-titolare del trattamento ovvero all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su istanza dell’interessato; ii) il trasferimento è necessario per la conclusione o l’esecuzione di un contratto stipulato tra il titolare del trattamento ed un’altra persona fisica o giuridica a favore dell’interessato (tale altra persona fisica o giuridica è una filiale o partner di Koelnmesse avente sede nel Paese extra-UE).
Conservazione dei dati personali
Koelnmesse distrugge o anonimizza i Dati non appena cessano di essere necessari per le finalità di trattamento suddette, con riferimento agli eventi per i quali sono raccolti, nella misura in cui non debbano essere conservati più a lungo in ragione del rispetto del termine prescrizionale previsto per la tutela dei diritti connessi al rapporto contrattuale con l’interessato.
Diritti dell’interessato
L’Interessato potrà esercitare, in relazione al trattamento dei dati ivi descritto, i diritti previsti dal GDPR (artt. 15-22), ivi inclusi:
a. ricevere conferma dell’esistenza dei Dati e accedere al loro contenuto (diritti di accesso);
b. aggiornare, modificare e/o correggere i Dati (diritto di rettifica);
c. chiedere la cancellazione o la limitazione del trattamento dei Dati trattati in violazione di legge compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i Dati sono stati raccolti o altrimenti trattati (diritto all’oblio e diritto alla limitazione);
d. opporsi al trattamento (diritto di opposizione);
e. proporre reclamo all’Autorità di controllo (Garante per la protezione dei dati personali www.garanteprivacy.it) in caso di violazione della disciplina in materia di protezione dei dati personali;
f. ricevere copia in formato elettronico dei Dati che lo riguardano come Interessato, quando tali Dati siano stati resi nel contesto del contratto e chiedere che tali Dati siano trasmessi ad un altro titolare del trattamento (diritto alla portabilità dei dati).
Dati di contatto del Responsabile per la Protezione dei Dati Personali (RPD o DPO)
L’interessato può rivolgersi al Responsabile per la Protezione dei Dati Personali (RPD o DPO), utilizzando i seguenti dati di contatto:
Società: Argo Business Solutions S.r.l.
Mail: dpo.koelnmesse@argobs.com
Indirizzo: Viale Degli Angeli 6, 12100 Cuneo (CN), Italia
Numero di telefono: +39 011 19115359